Una base de datos de archivo plano es una colección de datos almacenados en una base de datos bidimensional. Estos archivos se almacenan como texto sin formato y no tienen marcado, separando los datos relacionales con una coma. Las bases de datos de archivos planos no son lo mismo que las bases de datos relacionales, que utilizan varias tablas para almacenar información. Sin embargo, puede importar archivos planos a Microsoft Access.
Aprendamos más sobre las bases de datos de archivos planos, cómo están estructuradas y cuándo debe usarlas.
Comprensión de las bases de datos de archivos sin formato
Un archivo plano es una base de datos simple en la que cadenas de datos similares se almacenan como registros en una tabla. Microsoft Excel es un gran ejemplo de una base de datos de archivos planos. De hecho, representa el 90 por ciento de las bases de datos de archivos planos.
En Excel, las columnas de la tabla representan una dimensión de la base de datos, mientras que cada fila es un registro independiente. En términos generales, los archivos planos contienen información que es alfanumérica y requiere muy poco formato.
Para mostrar la diferencia entre Microsoft Excel y una base de datos relacional, veamos este ejemplo.
- Una tienda minorista planea almacenar información de clientes en una base de datos. Si eligen Excel, solo tendrán una sola tabla, con cada registro describiendo un pedido individual.
- Si la empresa minorista elige una base de datos relacional, puede tener varias tablas. Uno puede tener el ID del pedido y otro la información del cliente. En lugar de duplicar los datos de los clientes, cada pedido hace referencia a la entrada correspondiente en la tabla de clientes.
Cómo está estructurado Microsoft Excel
Una base de datos de archivos planos tiene una estructura simple. La primera fila contiene el nombre de campo de cada columna y cada fila posterior representa un solo registro. Cada fila tiene el mismo tipo de información. Esta información está definida por las columnas, que describen el tipo de datos y establecen un límite en la cantidad de caracteres permitidos en la información del campo.
Las columnas están separadas por una coma o un tabulador, y no hay límites predeterminados para el número de filas que puede haber. Con su configuración simple, las bases de datos de Excel se utilizan mejor para los siguientes propósitos:
- Archivos de nombre y dirección
- Listas de miembros
- Lista de clases
- Información del cliente
- Jugadores de equipo
- Registros de llamadas
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Los datos que tienen una estructura sencilla y un tamaño más pequeño pueden beneficiarse de Excel. Pero si tiene datos complejos o desea evitar la redundancia y los datos duplicados, definitivamente deberá actualizar a una base de datos relacional. Para obtener más información sobre las bases de datos de archivos planos como Excel, cuándo usarlas y cómo importarlas a MS Access, comuníquese con Arkware hoy.
