Ya sea que esté creando una base de datos de Access por primera vez o aprendiendo a trabajar con una plantilla personalizada, es útil conocer los entresijos de cómo funciona el programa. Hay muchos consejos de Access disponibles en línea, pero hoy queremos centrarnos en los consejos que son útiles pero que rara vez se comparten. Cuanto más sepa, más fácil será administrar una base de datos exitosa.
A continuación, encontrará cinco consejos poco comunes de MS Access para 2020.
A medida que crea tablas, haga que sus campos de texto sean tan grandes como los necesite. De forma predeterminada, Access configura campos de texto para contener hasta 255 caracteres. Este es un montón de espacio que probablemente no termines usando. Para evitar tener todo este espacio de almacenamiento desperdiciado, haga que sus campos de texto tengan el tamaño adecuado.
Utilice campos numéricos para números reales, no para números de texto. Por ejemplo, los códigos postales no van en los campos numéricos. Los programas de software perciben un código postal 60609 de manera diferente al número 60,609. Los números en un código postal son dígitos, pero no deben usarse con fines matemáticos u otros fines numéricos. Por lo tanto, deje los campos numéricos para los números que planea calcular.
Siempre que elimine valores de campo de una tabla, tenga cuidado. La razón de esto es que no puede recuperar el valor anterior si lo necesita. Una vez que comience a hacer otras cosas, Access se olvidará del valor como si nunca hubiera existido. Desafortunadamente, no hay una opción Deshacer disponible para un registro completo. (Nota:si elimina un valor y se da cuenta de que lo necesita antes de hacer cualquier otra cosa, puede presionar Ctrl + Z rápidamente).
Hacer una copia de seguridad de su base de datos es extremadamente importante. Puede mantener copias de seguridad en otra ubicación en caso de que ocurra algo en su lugar de trabajo, como un incendio o una inundación. También puede almacenar sus copias de seguridad en la nube para poder recuperarlas más tarde. Aquí hay un excelente artículo sobre la frecuencia con la que debe hacer una copia de seguridad de sus bases de datos y por qué es tan importante.
Una de las ventajas de Access es que es fácil encontrar ayuda. Como la base de datos más popular del mundo, puede encontrar soporte en línea o de un experto en programación de Access. Lo importante es que pidas ayuda cuando la necesites. Los pequeños pasos en falso pueden acumularse rápidamente y causar grandes problemas para su base de datos en el futuro.
Microsoft Access sigue siendo un programa de base de datos confiable para empresas de todos los tipos y tamaños. Si necesita ayuda para administrar su base de datos, comuníquese con Arkware para una consulta gratuita.
