Microsoft Access es un programa de software que le permite crear y administrar bases de datos. Es relativamente fácil de usar y tiene un aspecto similar al de otros productos de Microsoft. Esto lo convierte en una opción adecuada para principiantes o para aquellos que no tienen mucha experiencia informática. Hay muchas cosas para las que puede usar Access, y una de ellas es administrar a sus empleados. Puede utilizar una de las plantillas disponibles o crear la suya propia.
¿Qué es una base de datos de recursos humanos?
Los profesionales utilizan una base de datos de recursos humanos para almacenar información relacionada con sus empleados, como detalles de capacitación u horas de trabajo estándar. Es importante que las bases de datos de los empleados estén seguras porque contienen información confidencial. Con tantas consideraciones legales en las que pensar, es mejor recopilar solo la información que necesita sobre sus empleados.
Estos son algunos ejemplos de información que puede incluir en una base de datos de recursos humanos:
- Vacaciones y absentismo
- Horarios u horas de trabajo estándar
- Hojas de asistencia y gastos
- Datos personales (es decir, fecha de nacimiento, cargo)
- Información salarial
- Títulos obtenidos
- Detalles de la formación
Consideraciones para las bases de datos de empleados
Como empleador, usted tiene la responsabilidad de mantener segura la información de sus empleados. Si no sigue las pautas adecuadas, la información valiosa puede quedar expuesta a terceros no autorizados. Podría enfrentar sanciones y seguramente terminará perdiendo la confianza en sus empleados y clientes.
A continuación, se incluyen las consideraciones que se deben tener en cuenta al crear y mantener una base de datos de empleados:
- Almacenamiento de datos de manera ética. La información de sus empleados debe mantenerse de forma segura y solo debe compartirse con las personas pertinentes. Asegúrese de cumplir con leyes como la Ley de Protección de Datos de 1998 y la Ley de Libertad de Información. Los empleados también deben saber cómo se utilizan sus datos.
- Seguridad. ¿Qué tan segura es su base de datos de recursos humanos? Si sus datos se almacenan en la nube, querrá saber qué tipo de medidas de seguridad existen. También recomendamos cifrar su base de datos, mantener todo el software actualizado y limitar los usuarios administradores.
- Usabilidad. Las características principales de una base de datos de recursos humanos son administrar los registros de los empleados, realizar un seguimiento de las vacaciones, registrar las ausencias, etc. Siempre que su base de datos se haya creado correctamente, debería ser fácil de usar. Si no es así, comuníquese con Arkware para obtener más información sobre cómo crear una base de datos de empleados intuitiva y simple.
- Migración. Es posible que algún día necesite migrar a un nuevo sistema de base de datos. Puede migrar Microsoft Access a MySQL, SQLServer, Azure, Oracle y otros. Esto es importante ya que no desea tener que ingresar todo a mano.
- Tamaño de almacenamiento. Por último, sepa cuánta capacidad de almacenamiento es probable que se necesite. Al pensar en el futuro, puede asegurarse de que su base de datos no se quede sin espacio en el servidor. La mayoría de los programas de bases de datos tienen grandes capacidades, pero vale la pena revisarlos.
Crear y mantener una base de datos de recursos humanos es una parte importante de ser dueño de un negocio. Para obtener más información sobre cómo crear una base de datos personalizada para su empresa u organización, comuníquese hoy con los expertos en bases de datos de Arkware.
