Muchas empresas usan Microsoft Excel para administrar sus datos, ¡pero no saben lo que se pierden al no actualizar a una base de datos! Las hojas de cálculo pueden parecer similares a las bases de datos, pero una hoja de cálculo no es tan poderosa como una. Además, introducir y sacar información de una hoja de cálculo suele ser tedioso y engorroso. Se requiere una gran cantidad de entrada de datos manual, y esto aumenta el riesgo de errores.
Si desea actualizar Microsoft Excel a Microsoft Access, está tomando una excelente decisión que permitirá que su negocio sea más seguro y eficiente. A continuación, compartimos algunos consejos sobre cómo obtener el mayor rendimiento de su base de datos de Access.
MS Access es fácil de usar. Puedes usarlo sin tener que aprender un lenguaje de programación.
Microsoft Access está disponible con su suscripción a Office y no necesita aprender un lenguaje de programación para usarlo. Access se considera una aplicación de base de datos no técnica que es fácil de usar para la persona promedio. De hecho, puede usarlo para crear aplicaciones sin necesidad de tener experiencia en codificación.
Recomendamos sumergirse en Access y probar las funciones para familiarizarse con las diferencias entre una base de datos y una hoja de cálculo. Pero no pierdas el tiempo tratando de aprender un nuevo lenguaje de programación. Esto no es necesario para utilizar las funciones básicas de Microsoft Access.
Use solo la cantidad de tablas que requiere su aplicación.
No hay un número "correcto" de tablas que necesite en su aplicación. Use la cantidad adecuada, ni más ni menos. Los usuarios principiantes de bases de datos tienden a usar muy pocas tablas y terminan tratando de incluir demasiada información en un solo lugar. Por otro lado, algunos usuarios crean decenas de bases de datos, cuando en realidad solo necesitan unas pocas.
Evitar datos repetitivos y redundantes.
Otra cosa que querrá evitar es repetir datos en una sola tabla. El diseño de la base de datos relacional maneja la repetición de datos dividiéndolos en una tabla separada. Entonces, si se encuentra numerando nombres de campos como Artículo 1, Artículo 2, Artículo 3 , etc., cree una tabla separada para almacenar los datos.
Lo mismo ocurre con los datos redundantes:¡evítelos! Los datos redundantes no necesitan estar en su base de datos y, de hecho, pueden corromper sus datos. Por ejemplo, si tiene el nombre de un cliente almacenado en dos tablas y solo actualiza una de las tablas, los datos ya no son confiables.
Use una convención de nomenclatura para evitar confusiones.
Cuando elige una convención de nomenclatura para los objetos de su base de datos, debe ceñirse a ella para evitar confusiones. De esta manera, todas las tablas, columnas, restricciones y otros objetos de la base de datos se nombrarán de manera consistente y confiable. La buena noticia es que puede elegir cualquier convención de nomenclatura que desee (dentro de lo razonable); la clave es ser coherente.
Use valores nulos solo cuando sea necesario.
Los nulos a menudo se usan en exceso. El verdadero propósito de usar nulo es cuando un campo de información es realmente desconocido. Esto es diferente de un campo que debe dejarse en blanco. Por ejemplo, al completar las líneas Dirección 1 y Dirección 2 en una tabla, la línea Dirección 2 generalmente se deja en blanco. Pero, "en blanco" es un valor conocido, por lo que no necesita poner nulo.
Consulte con un experto en consultoría de Microsoft Access.
Por último, asegúrese de consultar con un experto en tecnología de Microsoft. A medida que su negocio crece y cambia, sus necesidades de base de datos también podrían hacerlo. Es importante que su base de datos siempre esté trabajando para usted y brindándole datos seguros y consistentes. Al asociarse con un equipo de expertos en bases de datos, puede obtener el máximo valor de su base de datos.
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