No todas las empresas están seguras de cuándo es el momento de pasar a una base de datos. Excel es un programa de hoja de cálculo útil que puede satisfacer las necesidades de muchas pequeñas empresas. Sin embargo, a medida que su negocio crece o quieren más capacidades, tiene sentido saltar a una base de datos como MS Access.
Entonces, ¿cómo sabe qué es lo correcto para su negocio y cuándo es el momento de hacer el cambio? La verdad es que probablemente debería usar Excel y Access juntos, en lugar de reemplazar uno por el otro.
Comencemos analizando las tareas básicas para las que se utilizan Excel y Access, y cómo saber cuándo es el momento de actualizar a una base de datos.
¿Para qué se utiliza cada herramienta?
Microsoft Excel es una herramienta de hoja de cálculo que se utiliza para las siguientes tareas:
- Análisis de datos
- Cálculos, comparaciones estadísticas
- Gestión de gráficos
- Generar salida compartible
Microsoft Access es una herramienta de base de datos utilizada para las siguientes tareas:
- Gestión de datos
- Mostrar subconjuntos de datos, consultas complejas
- Informes para resumen de datos
- Automatización para eventos comunes
- Base de datos utilizada por varios usuarios
En resumen, Excel es para analizar datos, mientras que Access es para administrar datos.
¿Cómo sé cuándo es el momento de agregar acceso?
Si actualmente está utilizando Excel, se da cuenta del potencial que ofrece este software de hoja de cálculo. Analiza efectivamente datos numéricos y es relativamente fácil de aprender. Las versiones más recientes también vienen con muchas plantillas y accesos directos para facilitar su trabajo.
Sin embargo, cuando necesita administrar cientos o miles de hojas de cálculo, Excel se quiebra bajo la presión. Cada vez es más difícil administrar los datos y actualizar sus fórmulas. Si tiene dificultades para administrar sus hojas de cálculo, esta es una señal segura de que necesita una base de datos más grande y completa.
El beneficio de Access es que proporciona una solución de almacenamiento para los datos que deben extraerse y analizarse en diferentes ubicaciones. Puede acceder a estos registros en cualquier momento y realizar los cambios correspondientes. Dado que a cada registro se le otorga una identificación, puede ordenar, filtrar y consultar sus bases de datos según sus objetivos.
Conclusión
A medida que Excel se sobrecarga con hojas de cálculo y le resulta más difícil mantener y actualizar sus datos, es una señal clara de que está listo para pasar a Access. Pero no tires la toalla con Excel. Puede importar Access a Excel y viceversa y disfrutar de lo mejor de ambos mundos.
