La corrupción de datos en MS Access es muy común. (La parte 1 de este artículo identificó muchas causas posibles). En los sistemas MS Access multiusuario, la corrupción de datos es aún más común. Para las empresas que han llegado a depender en gran medida del rendimiento ininterrumpido de su base de datos de MS Access, las prácticas preventivas y la planificación para un desastre son el mejor curso de acción. Además, es prudente pensar en el futuro sobre la próxima etapa de desarrollo del negocio.
Prácticas recomendadas para la prevención de la corrupción en MS Access
- Entrene a los usuarios para simplemente cerrar la base de datos cuando no esté en uso
- Considere usar un acondicionador de energía o una batería de respaldo para cada estación de trabajo
- Solucionar problemas y reemplazar componentes defectuosos, equipos y hardware de red
- Asegúrese de que estén instalados los últimos paquetes de servicios de MS Office y paquetes JET
- Elimine el software innecesario de cada estación de trabajo
- Mantenga el entorno operativo de la computadora a la temperatura y humedad ideales
- Asegúrese de que el disco duro tenga suficiente espacio de almacenamiento sin utilizar. Según el tamaño de su base de datos, debería ser como mínimo de 200 a 300 megabytes de espacio libre.
- Ejecute periódicamente el comando Compactar y reparar base de datos
- Hay dos razones principales para ejecutar el comando Compactar y reparar base de datos.
- Primero, a medida que se usa una base de datos, el archivo de la base de datos se vuelve más grande y menos eficiente. La ejecución periódica del comando Compactar y reparar la base de datos recuperará el espacio en disco no utilizado que estaba en manos de registros eliminados u otros objetos temporales y optimizará el uso del espacio en disco para que el rendimiento no continúe degradándose.
- La segunda razón por la que un usuario debe ejecutar el comando Compactar y reparar la base de datos es para reparar la base de datos debido a daños o si se sospecha de otros problemas. En caso de corrupción, si el software detecta un problema, MS Access solicitará al usuario que ejecute el comando Compactar y reparar la base de datos al inicio. Al completar el comando, MS Access proporcionará información sobre el éxito de la operación. En el caso de que MS Access no repare completamente la base de datos, el próximo paso es ponerse en contacto con un experto que esté familiarizado con la reparación de bases de datos de MS Access.
- Nota:antes de ejecutar el comando Compactar y reparar base de datos:
- Haga siempre una copia de seguridad de la base de datos
- Notificar a otros usuarios que cierren sesión en la base de datos
- Hay dos razones principales para ejecutar el comando Compactar y reparar base de datos.
- Considere dividir la base de datos en front-end y back-end
- Dividir la base de datos es una práctica común integrada en el software MS Access. En última instancia, este proceso crea dos archivos .mdb vinculados. El primer archivo, el "back-end", contiene todos los detalles ocultos de los datos de las tablas y sus relaciones, así como los propios datos. El segundo archivo, el "front-end", incluye todos los componentes de la interfaz que ve el usuario, como formularios, consultas, módulos, macros e informes. Al dividir la base de datos, cada estación de trabajo ya tendrá una copia del front-end en su sistema. Por lo tanto, solo los datos se comparten desde una red central. Esto no solo mejora el rendimiento sino que, en última instancia, aumenta significativamente la seguridad y la confiabilidad de los datos.
¡¡Copia de seguridad, copia de seguridad, copia de seguridad!!!
Una copia de respaldo de la base de datos completa es la forma más rápida y segura de recuperarse de daños o cualquier otro cambio no deseado en una base de datos. Por lo tanto, se debe implementar y seguir un plan de respaldo estricto. La frecuencia con la que se debe guardar una copia de seguridad depende principalmente de la frecuencia con la que su base de datos tenga cambios importantes. Muchas empresas realizarán una copia de seguridad cada 24 horas (en un momento en que no haya otros usuarios en la base de datos). En general, es más importante realizar copias de seguridad periódicas cuando la base de datos tiene cambios de diseño, grandes cantidades de cambios de datos, más de un usuario actualiza los datos o cuando se realiza una consulta de acción para eliminar registros o cambiar datos. En muchos casos, tiene sentido hacer una copia inmediatamente antes de realizar cualquier diseño importante o grandes cambios de datos.
Sugerencia de experto: ¡Sé proactivo!
La buena noticia es que... su base de datos le ha servido muy bien. La mala noticia es que... su base de datos se ha vuelto fundamental para su organización y no puede vivir sin ella. ¡Ser proactivo! El mejor momento para estar listo para pasar a una nueva base de datos es antes de que ocurra un desastre. Hay muchas opciones para bases de datos altamente confiables y con todas las funciones, desde listas para usar hasta soluciones totalmente personalizadas. Cada opción de base de datos puede administrar el comercio electrónico, las aplicaciones de marketing en línea, el inventario, las finanzas, el almacenamiento de registros e imágenes, la seguridad de los informes en línea o cualquier otra característica de una manera más favorable que otras opciones. La mejor opción para su negocio puede no ser obvia y la elección incorrecta puede ser costosa. Por estos motivos, se recomienda encarecidamente utilizar un experto en bases de datos con conocimientos y experiencia para que lo ayude con su selección.
