Puede agrupar un informe en varios campos con bastante facilidad cuando utiliza el Asistente para informes en Access 2016.
Un informe agrupado (también conocido como informe resumido) es un informe en el que se utilizan uno o más campos para agrupar los otros campos.
Access le permite crear informes que se agrupan en más de un campo. Por ejemplo, puede agrupar un informe de ventas por estado y luego por ciudad.
A continuación se muestra otro ejemplo en el que creamos un informe que se agrupa en dos campos.
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Ejecutar el asistente de informes
Haga clic en Asistente de informes en la cinta (desde Crear pestaña).
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Seleccione los campos
Seleccione los campos que desea que aparezcan en el informe. Puede seleccionar campos de más de una tabla o consulta.
Para ello, seleccione una tabla o consulta utilizando la lista desplegable.
Luego haga doble clic en un campo en el panel izquierdo para moverlo al panel derecho. Repita esto para cada campo que aparecerá en el informe. Los campos del panel derecho aparecerán en el informe.
Repita para cada tabla/consulta relevante.
Una vez hecho esto, haga clic en Siguiente> .
También puede seleccionar un campo y luego usar
> para moverlo al otro panel.Puede utilizar
>> botón para mover todos los campos. -
Elija una tabla/campo de agrupación
En el panel izquierdo, seleccione la tabla o consulta que contiene el campo por el que se debe agrupar el informe.
Esta será la agrupación de primer nivel en la que se agruparán todos los demás campos.
El panel derecho mostrará una vista previa basada en su selección.
Haga clic en Siguiente> .
La vista previa solo agrupará el informe si encuentra un campo adecuado para agrupar. De lo contrario, mostrará los campos desagrupados.
Si la vista previa no muestra ninguna agrupación aquí, entonces su informe no estará agrupado. En este caso, deberá regresar y agregar un campo adecuado para agrupar el informe.
Alternativamente, puede modificar el informe más tarde y elegir el campo de agrupación en ese momento.
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Agregue los campos adicionales
Aquí es donde puede seleccionar el segundo campo en el que se agrupará.
Este campo, si se selecciona, se inserta entre la agrupación de primer nivel y los demás campos.
Haga clic en Siguiente> .
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Especifique el orden de clasificación si es necesario
Puede especificar campos por los que ordenar los detalles del informe. Esto ordena los campos dentro de cada grupo (no los campos agrupados).
Una vez hecho esto, haga clic en Siguiente> .
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Elija un diseño
Seleccione uno de los diseños preestablecidos para el informe.
La vista previa se actualizará cuando seleccione un elemento. Siéntete libre de seleccionar cada uno para ver cómo afecta el diseño.
También puede cambiar la orientación a Horizontal si es necesario.
Para nuestro ejemplo, dejaremos el informe con un Escalonado diseño y un Retrato orientación.
Una vez hecho esto, haga clic en Siguiente> .
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Dé un nombre al informe
Introduzca un nombre para el informe.
También tiene la opción de obtener una vista previa del informe o modificar su diseño una vez que el asistente haya terminado de crearlo.
Para nuestro ejemplo, lo dejaremos en Vista previa del informe .
Haga clic en Finalizar para generar el informe.
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El informe
El informe ya está creado. Tiene dos niveles de agrupación, según se especifica.
Reformatear el Informe
Es posible que deba reformatear un poco el informe para que se vea más presentable.
En nuestro ejemplo, necesitaremos expandir el ancho del campo de fecha, reorganizar un poco los campos y ajustar los colores de fondo alternos.
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Cambios de formato en la vista de diseño
Puede alternar entre la vista de diseño y la vista de diseño según lo que le resulte más fácil.
En este ejemplo, estamos usando Vista de diseño para cambiar el formato de la fecha. Vista de diseño hace que este tipo de cosas sean más fáciles de verificar, ya que muestra datos reales en los campos.
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Revise los colores alternos
Asegúrese de prestar atención a cómo se representan los colores alternativos (es decir, los que Access aplica automáticamente a los informes).
Los colores alternos en un informe agrupado pueden reducir la claridad del campo agrupado. Es posible que encuentre que el campo agrupado comparte su color alternativo con el campo anterior o el campo posterior. Esto termina reduciendo ese aspecto "agrupado" y posiblemente podría confundir al lector en cuanto a qué campos están realmente agrupados.
Esto se convierte en un problema aún mayor a medida que agrega más campos agrupados.
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Eliminar los colores alternos
Para eliminar los colores alternos, seleccione la sección Detalles del informe en la Vista de diseño.
Luego haga clic en Color de fila alternativo del Formato en la pestaña de la cinta y seleccione Sin color del menú contextual.
Puede hacer lo mismo para los campos agrupados. Para seleccionar el campo agrupado, seleccione FieldName Encabezado donde Nombre de campo es el nombre del campo agrupado.
Deberá hacer esto para cada campo agrupado si desea eliminar todos los fondos alternos.
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Dar formato al campo de encabezado superior
Ahora que hemos eliminado los colores de fondo alternos, no estaría de más agregar un color de fondo al encabezado del nivel superior. Esto lo distinguirá del encabezado de segundo nivel y de otros campos.
Para hacer esto, seleccione Nombre de campo Encabezado donde Nombre de campo es el nombre del campo agrupado, luego haga clic en Relleno de forma en la cinta (del Formato pestaña) y elige un color.
También es posible que deba configurar el campo real en sí mismo como transparente si su color es diferente al color de fondo.
También puede usar un tipo de letra en negrita para el campo agrupado al seleccionar el campo y luego hacer clic en el ícono Negrita en la cinta.
El formato aplicado aquí es solo una sugerencia. Hay muchas otras formas de dar formato a un informe. Adelante, experimenta.
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El informe terminado
Ahora, al ver el informe en Vista previa de impresión (u otra vista), se mostrará el informe sin los colores alternos.
En nuestro ejemplo, el campo agrupado también se muestra en negrita (después de que lo hayamos puesto en negrita con el comando Negrita en la cinta).
