Este artículo analiza algunas de las diferencias entre Microsoft Access y SQL Server.
Tanto Access como SQL Server son desarrollados por Microsoft. Ambos son sistemas de gestión de bases de datos relacionales. Y ambos tienen una gran presencia en organizaciones de todo el mundo.
Pero entre Access y SQL Server, existen algunas diferencias significativas.
Una comparación técnica
En primer lugar, está el aspecto técnico. SQL Server tiene especificaciones mucho más altas que Access.
Por ejemplo:
- Tamaño de la base de datos: Las bases de datos de acceso pueden tener un tamaño máximo de 2 gigabytes. (menos el espacio necesario para los objetos del sistema). Las bases de datos de SQL Server pueden tener un tamaño máximo de 524 272 terabytes con un tamaño máximo de archivo de datos de 16 terabytes.
- Usuarios simultáneos: Una base de datos de Access 2016 tiene un límite de 255 usuarios simultáneos , mientras que cada instancia de SQL Server 2016 permite un máximo de 32 767 conexiones de usuarios simultáneas .
- Número de objetos: El acceso puede tener un máximo de 32 768 objetos por base de datos . SQL Server puede tener hasta 2 147 483 647 .
Para cualquier empresa mediana o grande, esto convierte a SQL Server en la opción obvia para soluciones de nivel empresarial y otras aplicaciones de misión crítica. Las organizaciones medianas y grandes pueden tener algunos requisitos bastante grandes cuando se trata de almacenar datos. También pueden tener muchas personas tratando de acceder a la base de datos al mismo tiempo. Entonces, en ese nivel, SQL Server siempre ganará.
Necesito una base de datos... ¡RÁPIDO!
Si bien SQL Server es un sistema mucho más poderoso que Access, hay muchos casos en los que tiene más sentido usar Access en lugar de SQL Server.
Hay ocasiones en las que una base de datos más modesta puede ser todo lo que se necesita. En estos casos, Access a menudo encajará perfectamente. SQL Server sería una exageración.
Una cosa que hace que Access sea atractivo para las personas y las pequeñas empresas es que una persona relativamente sin conocimientos técnicos puede crear una base de datos en muy poco tiempo usando Access.
Muchos profesionales de negocios y expertos en la materia saben cómo usar Access, pero no saben por dónde empezar con SQL Server.
Incluso si no tienen conocimientos de Access, la barrera de aprendizaje es mucho menor que con SQL Server. En muchos casos, Access ya está instalado en su computadora (a través del conjunto de productos de Microsoft Office) y, por lo tanto, pueden simplemente encenderlo y abrirse camino a tientas.
Por lo tanto, tales individuos pueden crear una base de datos de Access por sí mismos sin ayuda externa. Pueden hacer esto para realizar un seguimiento de los proyectos, o con fines de inventario o contabilidad, etc. Si tuvieran que usar SQL Server, tendrían que pagar a otra persona para crear la aplicación.
Características
El acceso incluye funciones que facilitan la realización de tareas a los usuarios no técnicos (como sus formularios, sus asistentes, sus macros, etc.).
Nuevamente, esto hace que Access sea la opción ideal para aquellos que no tienen el tiempo, el dinero o la inclinación para usar un RDBMS de nivel empresarial.
Una persona no técnica no solo puede crear una base de datos, sino que también puede crear una interfaz que les permita a ellos (u otros) ingresar datos y ejecutar informes. Y se puede hacer usando asistentes para guiarlos a través del proceso. Para crear una interfaz de este tipo con SQL Server se necesitaría otra tecnología, sin mencionar las habilidades relacionadas con esa tecnología.
Por otro lado, SQL Server incluye funciones avanzadas que no están disponibles en Access (como procedimientos almacenados, funciones de seguridad más granulares, etc.). Para aquellos con el conjunto de habilidades, características como estas a menudo se consideran elementos cruciales en el desarrollo de cualquier solución de base de datos.
Es Access... o volver a Excel
Access no pretende ser una solución de nivel empresarial. Su propósito es llenar el vacío entre el uso de una hoja de cálculo de Excel y la creación de una aplicación basada en SQL Server elaborada.
Access es un paso adelante de Excel en lo que respecta al almacenamiento y recuperación de datos estructurados. Muchas veces es una decisión entre;
- Mantener los datos en las hojas de cálculo de Excel e intentar reorganizarlos a medida que los datos aumentan o
- Combinar una base de datos de Access y almacenarla allí.
Si Access no fuera una opción, volvería a la hoja de cálculo.
Además, en el mundo corporativo y los departamentos gubernamentales, muchos administradores, gerentes, asistentes y empleados usan Access sin la ayuda de TI. Si tuvieran que involucrar a TI cada vez que necesitan una base de datos, probablemente no se molestarían y solo recurrirían a Excel.
Escalabilidad
SQL Server tiene una escalabilidad mucho mejor que Access.
Con el tiempo, las empresas pueden crecer. A veces muy rápidamente. De repente, sus requisitos de almacenamiento de datos se disparan. Su base de datos se acerca a los 2 gigabytes de tamaño... único problema... ¡Es una base de datos de Access!
También tienen más usuarios y están recibiendo errores divertidos debido a que demasiadas personas usan la base de datos al mismo tiempo.
Ahora tienen que repensar (y volver a implementar) toda la configuración de su base de datos... rápido.
Si hubieran usado SQL Server, no habría ningún problema.
A veces, tiene sentido comenzar con una solución basada en Access. Luego, si los requisitos de la base de datos aumentan con el tiempo, actualice a un sistema más sofisticado como SQL Server.
Hay otras ocasiones en las que un sistema como SQL Server debe usarse desde el principio. Los requisitos o el crecimiento proyectado dictan que se debe implementar una solución más sólida desde el principio. Cambiar los sistemas de base de datos en una fecha posterior puede llevar bastante tiempo y ser costoso, por lo que, por lo general, es mejor comenzar con la solución adecuada.
Sin embargo, no siempre se sabe cómo van a crecer los requisitos. En muchos casos, nunca será necesario actualizar desde Access. A menudo, un proyecto puede comenzar pequeño, como un proyecto paralelo, tal vez incluso por un miembro del personal junior de una organización. En muchos casos, el proyecto permanecerá pequeño o desaparecerá por completo.
De vez en cuando, un proyecto de este tipo puede crecer hasta el punto de convertirse en una prioridad principal para el departamento o incluso para toda la organización. En este caso, se podría tomar la decisión de actualizar la base de datos a una solución de nivel empresarial.
Sin embargo, si una organización ya tiene las habilidades y el equipo, generalmente es mejor usar SQL Server siempre que sea posible, incluso si no prevé un gran crecimiento.
