Cómo vincular una base de datos de Access a SQL Server en Access 2016

Puede almacenar datos en una base de datos de SQL Server y luego vincular a SQL Server desde Access 2016 para ejecutar consultas, informes e incluso insertar/actualizar datos.

Vincularse a una base de datos de SQL Server desde Access no es muy diferente a crear una tabla vinculada a una base de datos de Access.

SQL Server es un sistema de administración de bases de datos más sólido que Access. Sin embargo, Access tiene ciertas ventajas sobre SQL Server, como poder crear formularios e informes fácilmente, incluso con un solo clic.

Además, si los usuarios están bien capacitados en Access pero no en SQL Server, y no hay ningún plan para volver a capacitarlos para usar SQL Server, usar Access como frontend y SQL Server como backend puede tener mucho sentido.

A continuación se muestra una guía paso a paso para vincular a SQL Server desde Access 2016 (y crear un nuevo archivo de origen de datos en el proceso).

Inicie el asistente de importación/enlace

Haga clic en Base de datos ODBC en Importar y vincular grupo de Datos externos pestaña en la cinta de opciones.

Puede comenzar desde una base de datos de Access existente o puede crear primero una base de datos en blanco.
Seleccione la opción "Enlace"

Seleccione Vincular a la fuente de datos creando una tabla vinculada , luego haga clic en Aceptar .
Seleccione la fuente de datos

Esta pantalla solicita una fuente de datos. Puede crear una nueva fuente de datos o proporcionar los detalles de una existente.

Si ya tiene una fuente de datos para SQL Server, vaya al paso 12.

De lo contrario, deberá crear una fuente de datos aquí.

Para este ejemplo, crearemos una nueva fuente de datos.

Para crear una fuente de datos, haga clic en Nuevo... .
Seleccione un conductor

Seleccione Servidor SQL de la lista de controladores, luego haga clic en Siguiente> .

Los siguientes pasos pueden diferir ligeramente, según el software instalado en su máquina.
Ingrese el nombre de la fuente de datos

Escriba el nombre de la fuente de datos en la que le gustaría guardar la conexión (o navegue a una ubicación usando el botón Examinar... botón), luego haga clic en Siguiente> .
Cree la fuente de datos que acaba de configurar

Revise la información y haga clic en Finalizar .
El asistente "Crear una nueva fuente de datos para SQL Server"

Sin embargo, aún no hemos terminado. Todavía tenemos que proporcionar algunos detalles adicionales para nuestra conexión a SQL Server.

Proporcione una descripción para su fuente de datos, seleccione el servidor SQL al que desea conectarse, luego haga clic en Siguiente> .

Si la base de datos está en el mismo servidor, puede seleccionar (local) .
Elija un método de autenticación

Seleccione Autenticación de Windows NT o autenticación de SQL Server , luego haga clic en Siguiente> .

Configuración del cliente

Haga clic en Configuración del cliente si desea que la conexión utilice una biblioteca de red que no sea la biblioteca de red predeterminada del cliente.

Utilice también esta opción si se debe especificar la dirección de red real del servidor para una conexión exitosa. Por ejemplo, al utilizar la biblioteca de red TCP/IP, es posible que deba especificar el puerto y la dirección del socket del servidor. Si una instancia de SQL Server escucha en una canalización con nombre alternativo, debe especificar el nombre de la canalización en la entrada avanzada.
Establecer la base de datos predeterminada

Cambie la base de datos predeterminada a la base de datos real que contiene las tablas/vistas a las que desea vincular.

Cambie cualquier otra configuración si es necesario.

Haga clic en Siguiente> .

Cuando ANSI cita identificadores está seleccionado, SQL Server aplica las reglas ANSI con respecto a las comillas. Las comillas dobles solo se pueden usar para identificadores, como nombres de columnas y tablas. Las cadenas de caracteres deben estar entre comillas simples.

Selección de anulas ANSI, rellenos y advertencias especifica que el ANSI_NULLS , ANSI_WARNINGS y ANSI_PADDINGS las opciones se activan cuando se conecta el controlador de SQL Server.

ANSI_NULLS requiere que IS NULL o IS NOT NULL se utiliza para todas las comparaciones NULL. La sintaxis de Transact-SQL = NULL no es compatible.

ANSI_WARNINGS especifica que SQL Server emite mensajes de advertencia para condiciones que violan las reglas ANSI pero no las reglas de Transact-SQL.

ANSI_PADDING especifica que los espacios en blanco finales en los valores varchar y los ceros finales en los valores varbinary no se recortan automáticamente.
Especifique cualquier opción adicional

Modifique cualquier configuración según sea necesario, luego haga clic en Finalizar .
Revise la configuración de la fuente de datos ODBC

Revise el resumen, luego haga clic en Aceptar .

Puede (opcionalmente) hacer clic en Probar fuente de datos... primero para comprobar si va a funcionar.
Seleccione la fuente de datos

Ahora estamos de vuelta en el cuadro de diálogo original que nos pide que seleccionemos una fuente de datos.

Ahora tenemos un archivo DSN para que podamos continuar y conectarnos a SQL Server.

Asegúrese de que la carpeta del archivo DSN esté seleccionada junto a Buscar y el archivo DSN se ingresa junto a Nombre DSN , luego haga clic en Aceptar .
Seleccione qué tablas/vistas agregar a Access

El asistente muestra las tablas y vistas de SQL Server para que pueda seleccionar las que necesite.

Seleccione todas las tablas y/o vistas que desea poder usar desde Access, luego haga clic en OK .

Las vistas vinculadas aparecerán como tablas vinculadas en Access. Aparecen debajo de las Tablas nodo tal como lo hacen todas las demás tablas.

También puede abrirlos en Vista de diseño y revisar sus campos, tipos de datos, propiedades, etc.
Seleccionar identificador único

Solo verá este cuadro de diálogo si Access no pudo determinar qué campo o campos son el identificador único para la tabla o vista.

Seleccione los campos que identifican de forma única cada registro, luego haga clic en Aceptar .

Este paso establecerá los campos seleccionados como claves principales en Access. Puede verificar esto viendo la tabla en Vista de diseño más tarde.
Las tablas enlazadas

Las tablas vinculadas ahora aparecen en el panel de navegación izquierdo.

Siempre puede identificar una tabla vinculada por el pequeño icono de flecha a su izquierda. Además, las tablas de SQL Server usan un ícono de globo, que es diferente al ícono de tabla que se usa para una tabla de Access vinculada.

El dbo_ El prefijo representa el nombre del esquema de la base de datos de SQL Server. En SQL Server, esto estaría representado por dbo. (por ejemplo, dbo.Artists .

No todas las tablas pertenecerán necesariamente al dbo esquema, por lo que sus tablas pueden incluir un prefijo diferente, dependiendo del esquema al que pertenece cada tabla en SQL Server

Ahora puede abrir las tablas vinculadas en la vista Hoja de datos y actualizar los datos según sea necesario. Cualquier actualización de datos que realice en Access se actualiza en la base de datos de SQL Server. Del mismo modo, cualquier actualización realizada desde SQL Server también se refleja en sus tablas vinculadas en Access.

También puede abrir las tablas vinculadas en la Vista de diseño, pero no podrá cambiar el diseño. Cualquier cambio de diseño debe realizarse en la base de datos de origen.