Cómo importar una base de datos de SQL Server en Access 2016

Access 2016 proporciona un asistente para ayudarlo a importar una base de datos de SQL Server en Access.

Puede importar una base de datos de SQL Server completa, o parte de ella, a una base de datos de Access. Cuando importa una base de datos a Access, efectivamente toma una copia de los objetos de la base de datos y sus datos. Por lo tanto, cualquier actualización que realice en Access no reflejada en la base de datos original de SQL Server. Puede actualizar los datos y los objetos y no afectará a la base de datos de origen.

Si necesita que todos los cambios de datos se reflejen en la base de datos de origen, debe crear tablas vinculadas a SQL Server en su lugar. Hacer eso le permitirá actualizar los datos en la base de datos de origen. Sin embargo, no podrá cambiar las definiciones de la tabla desde Access. Cualquier cambio estructural debe realizarse en el extremo de SQL Server.

A continuación se muestra una guía paso a paso para importar una base de datos de SQL Server en Access 2016 (y crear una nueva fuente de datos en el proceso).

1. 

   Inicie el asistente de importación/enlace

   Haga clic en Base de datos ODBC en Importar y vincular grupo de Datos externos pestaña en la cinta de opciones.

   Puede comenzar desde una base de datos de Access existente o puede crear primero una base de datos en blanco.

2. 

   Seleccione la opción "Importar"

   Seleccione Importar los datos de origen a una nueva tabla en la base de datos actual , luego haga clic en Aceptar .

3. 

   Seleccione la fuente de datos

   Esta pantalla solicita una fuente de datos. Puede crear una nueva fuente de datos o proporcionar los detalles de una existente.

   Si ya tiene una fuente de datos para SQL Server, vaya al paso 12.

   De lo contrario, deberá crear una fuente de datos aquí.

   Para este ejemplo, crearemos una nueva fuente de datos.

   Para crear una fuente de datos, haga clic en Nuevo... .

4. 

   Seleccione un conductor

   Seleccione Servidor SQL de la lista de controladores, luego haga clic en Siguiente> .

   Los siguientes pasos pueden diferir ligeramente, según el software instalado en su máquina.

5. 

   Ingrese el nombre de la fuente de datos

   Escriba el nombre de la fuente de datos en la que le gustaría guardar la conexión (o navegue a una ubicación usando el botón Examinar... botón), luego haga clic en Siguiente> .

6. 

   Cree la fuente de datos que acaba de configurar

   Revise la información y haga clic en Finalizar .

7. 

   El asistente "Crear una nueva fuente de datos para SQL Server"

   Todavía tenemos que proporcionar más detalles para nuestra conexión a SQL Server.

   Proporcione una descripción para su fuente de datos, seleccione el servidor SQL al que desea conectarse, luego haga clic en Siguiente> .

   Si la base de datos está en el mismo servidor, puede seleccionar (local) .

8. 

   Elija un método de autenticación

   Seleccione Autenticación de Windows NT o autenticación de SQL Server , luego haga clic en Siguiente> .

   Configuración del cliente

   Haga clic en Configuración del cliente si desea que la conexión utilice una biblioteca de red que no sea la biblioteca de red predeterminada del cliente.

   Utilice también esta opción si se debe especificar la dirección de red real del servidor para una conexión exitosa. Por ejemplo, al utilizar la biblioteca de red TCP/IP, es posible que deba especificar el puerto y la dirección del socket del servidor. Si una instancia de SQL Server escucha en una canalización con nombre alternativo, debe especificar el nombre de la canalización en la entrada avanzada.

9. 

   Establecer la base de datos predeterminada

   Cambie la base de datos predeterminada a la base de datos real que contiene las tablas/vistas a las que desea vincular.

   Cambie cualquier otra configuración si es necesario.

   Haga clic en Siguiente> .

   Cuando ANSI cita identificadores está seleccionado, SQL Server aplica las reglas ANSI con respecto a las comillas. Las comillas dobles solo se pueden usar para identificadores, como nombres de columnas y tablas. Las cadenas de caracteres deben estar entre comillas simples.

   Selección de anulas ANSI, rellenos y advertencias especifica que el ANSI_NULLS , ANSI_WARNINGS y ANSI_PADDINGS las opciones se activan cuando se conecta el controlador de SQL Server.

   ANSI_NULLS requiere que IS NULL o IS NOT NULL se utiliza para todas las comparaciones NULL. La sintaxis de Transact-SQL = NULL no es compatible.

   ANSI_WARNINGS especifica que SQL Server emite mensajes de advertencia para condiciones que violan las reglas ANSI pero no las reglas de Transact-SQL.

   ANSI_PADDING especifica que los espacios en blanco finales en los valores varchar y los ceros finales en los valores varbinary no se recortan automáticamente.

10. 

    Especifique cualquier opción adicional

    Modifique cualquier configuración según sea necesario, luego haga clic en Finalizar .

11. 

    Revise la configuración de la fuente de datos ODBC

    Revise el resumen, luego haga clic en Aceptar .

    Puede (opcionalmente) hacer clic en Probar fuente de datos... primero para comprobar si va a funcionar.

    
12. 

    Seleccione la fuente de datos

    Ahora estamos de vuelta en el cuadro de diálogo original que nos pide que seleccionemos una fuente de datos.

    Ahora tenemos un archivo DSN para que podamos continuar y conectarnos a SQL Server.

    Asegúrese de que la carpeta del archivo DSN esté seleccionada junto a Buscar y el archivo DSN se ingresa junto a Nombre DSN , luego haga clic en Aceptar .

13. 

    Seleccione qué tablas/vistas agregar a Access

    El asistente muestra las tablas y vistas de SQL Server para que pueda seleccionar las que necesite.

    Seleccione todas las tablas y/o vistas que desea importar a Access, luego haga clic en Aceptar .

14. Seleccionar identificador único

    Esta pantalla solo se muestra si Access no puede encontrar un identificador único para una tabla.

    Si Access no puede determinar qué campo o campos identifican de forma única una tabla o vista, se le pedirá que establezca el identificador único para esa tabla.

    Seleccione los campos que identifican de forma única cada registro, luego haga clic en Aceptar .

    Deberá hacer esto para cada tabla en la que no se pueda identificar el identificador único.

    Este paso establecerá los campos seleccionados como claves principales en Access. Puede verificar esto viendo la tabla en Vista de diseño más tarde.

15. 

    Cerrar o guardar pasos de importación

    La importación ya se ha completado. Puede cerrar el asistente o guardar los pasos de importación para poder ejecutar la misma importación más tarde sin necesidad de seguir todos los pasos del asistente.

    Para cerrar el asistente, haga clic en Cerrar .

    Para guardar los pasos de importación, haga clic en Guardar pasos de importación , ingrese un nombre y una descripción, opcionalmente seleccione Crear tarea de Outlook , luego haga clic en Guardar importación .

16. 

    El resultado

    Las tablas importadas ahora aparecen en el panel de navegación izquierdo.

    Los nombres de las tablas tienen el prefijo del nombre del esquema de la base de datos de SQL Server. Por ejemplo, en SQL Server, una tabla podría ser Application.Cities , mientras que la tabla importada se llamaría Application_Cities .

    La base de datos ahora se ha importado desde SQL Server. Ahora puede realizar cualquier cambio en la base de datos en Access sin afectar la base de datos original en SQL Server.

Acerca de la base de datos de SQL Server en el ejemplo anterior

La base de datos de SQL Server utilizada en el ejemplo anterior es la base de datos de WideWorldImporters. Esta es una base de datos de muestra proporcionada por el equipo de SQL Server de Microsoft con fines de demostración, capacitación, etc. Si desea instalar esta base de datos en SQL Server, aquí tengo instrucciones paso a paso.